Éditions Sorman

La substitution d’outils de communication numériques à ceux qui consomment du papier a été perçue dans les collectivités comme un progrès environnemental. Avec le recul, ce bilan est plus nuancé car le numérique implique des serveurs de stockage, qui consomment de l’énergie. L’envoi d’un mail, qui peut sembler anodin, ne l’est pas. Surtout s’il comporte une pièce jointe. Selon l’Ademe, l’impact est de 10 g de CO2 émis pour chaque message. S’y ajoute une charge financière, que l’Ademe ne chiffre pas, incluant l’électricité consommée et le dimensionnement des serveurs informatiques (ou de l’abonnement correspondant à une capacité de stockage, dans le cadre d’un service exporté dans le cloud).
Ces aspects environnementaux et financiers intéressent aujourd’hui les collectivités qui cherchent à réduire leur impact énergétique.

Adopter de bonnes pratiques de stockage
La commune de Saint-Sébastien-sur-Loire (Loire-Atlantique, 28 169 habitants) a entrepris de changer les habitudes de ses agents. Au printemps dernier, elle les a incités à réduire les données stockées sur ses serveurs internes. Plutôt que de limiter le volume de stockage disponible par agent, elle a organisé une compétition entre ses services pour que chacun fasse un « ménage numérique ». Chaque agent a ainsi pris le temps de trier son espace de stockage, en supprimant des documents en double, d’autres inutiles ou devenus obsolètes. Cette démarche interne, qui n’a rien coûté à la commune, lui a fait faire des économies : sur une capacité de stockage totale de 3,5 téraoctets (TO), 0,5 TO a été libéré. « Cela correspond à une économie en terme de coût de stockage de 500 € sur les disques durs », détaille Jean-Baptiste Lobel, responsable du service systèmes d’information et de communication.
Certes, cette économie ne se réalise pas immédiatement dans les comptes de la collectivité mais elle se traduira dans le dimensionnement des prochains serveurs. Dans l’immédiat, l’effort accompli évite un surcoût lié au rachat de capacités supplémentaires.

Limiter le recours aux e-mails
Le 2 février dernier, Saint-Sébastien-sur-Loire a également organisé sa première « Journée sans mail ». « Il s’agit de supprimer des mails inutiles et de diminuer la taille des pièces jointes, pour adopter de bonnes pratiques », explique Thomas Mabileau, directeur de la communication et du dialogue citoyen. L’enjeu n’est pas anodin car les agents envoient 800 000 mails par an et en reçoivent 600 000. Le responsable du service systèmes d’information et de communication a animé un atelier d’une heure pour expliquer comment éviter de multiplier inutilement le nombre de destinataires en copie d’un mail, expurger les pièces jointes, réduire la taille des fichiers PDF avant de les envoyer… Une fois formés, les agents ont réduit le nombre de mails échangés, qui a diminué de 7 000 à 5 500, soit 20 % de moins. La réduction atteint même 40 % en considérant les échanges de mails internes.

Prendre de nouvelles habitudes de communication
Saint-Sébastien-sur-Loire a proposé aux agents un atelier complémentaire, conçu avec sa direction des ressources humaines et sa mission développement durable, pour travailler aux manières de communiquer entre agents. Pas question ici de maîtrise informatique, il s’agit au contraire de revenir à des habitudes plus anciennes dans les échanges. Plutôt que d’envoyer un mail, il est parfois plus productif de décrocher son téléphone ou de se déplacer jusqu’à son interlocuteur. En effet, une partie des mails qui sont échangés sur des questions complexes pourraient être évités. Dans certains cas, un court message écrit n’est pas suffisamment explicite et suscite de nouveaux échanges. Ces boucles répétitives consomment de l’énergie, du CO2 et font perdre du temps aux agents. C’est pourquoi, la commune a conçu son propre guide pratique*. Il permet aujourd’hui de mieux utiliser la messagerie et la communication interpersonnelle. Avec un objectif : réduire de 20 % le nombre de mails échangés en un an.
* consultable sur www.saintsebastien.fr/actualites/une-journee-sans-mail-pour-reflechir-aux-usages-numeriques/

Jean-Philippe ARROUET le 14 février 2023 - n°2259 de La Lettre du Maire