Éditions Sorman

Le maire a des frais de mission et de déplacement et les règles de la comptabilité publique font peser de lourdes contraintes sur ces dépenses qui ne doivent pas rester à la charge de l’élu. Pour faciliter les choses, la commune peut instituer une carte affaires (ou cartes achats, qui peut également être instituée au profit d’autres élus ou de fonctionnaires). Le maire peut alors engager la dépense sur son compte personnel et se faire rembourser les frais engagés avant que son compte ne soit prélevé des opérations effectuées.
Pour ce faire, quelques règles doivent être observées :
- la création de la carte nécessite une autorisation préalable du directeur général des finances publiques ;
- un règlement interne à la collectivité définit, dans le cadre de la réglementation, les usages possibles et les paramètres d’habilitation de chaque carte ;
- la carte est délivrée par une banque privée. Une convention doit donc être conclue entre la commune et la banque (l’émetteur) pour qu’une carte soit attribuée à un porteur (élu ou l’agent) ;
- le titulaire de la carte doit ouvrir un compte spécifique auprès d’une banque. A chaque fois qu’il fait une dépense, il remet la facture au service comptabilité de la commune. La commune envoie les factures et justificatifs au Trésor public, qui rembourse la banque par virement ;
- elle ne permet pas les retraits en espèces ;
- elle ne peut être utilisée que pour prendre en charge des frais de mission ou de déplacement, pas des achats de presse, de fournitures de bureau, de vins et produits alimentaires, ou des frais téléphoniques, bancaires et postaux.
Si ces conditions ne sont pas respectées, un contrôle du juge financier expose éventuellement à une obligation de remboursement des sommes irrégulièrement soustraites, voire à des poursuites pénales.

Michel Degoffe le 06 septembre 2022 - n°2238 de La Lettre du Maire