Éditions Sorman

La carte d’achat
La carte d'achat est un outil de commande et de paiement des achats de petits montants qui simplifie la chaîne de dépense. Rappelons que cette chaîne se fait en trois étapes pour exécuter la dépense : l’engagement, la liquidation et le mandatement.
En mettant à disposition une carte émise par une banque, le maire délègue un droit de commande à des porteurs. La DGFiP précise que « la carte d'achat permet de passer des commandes de fournitures et de services de petit montant (montant maximum préfixé) auprès de fournisseurs préalablement référencés (agréés) » par la commune.
Dans les faits, la carte achat permet de payer de petites dépenses non stratégiques, notamment dans le cadre de l’exécution de marchés publics de fournitures courantes, telles que les fournitures administratives ou les produits d’entretien (art. R. 2192-37, code de la commande publique).
L’utilisation d’une carte d’achat s’inscrit dans un circuit sécurisé pour éviter toute dérive. Un système informatique implanté par l'opérateur de carte d'achat chez le fournisseur vérifie, avant l'enregistrement définitif de la commande, que le porteur de la carte est bien habilité à passer commande. Le système informatique du fournisseur se connecte avec le serveur d'autorisation de la banque, que la commune a préalablement paramétré.

La carte bancaire
La commune peut disposer d’une carte bancaire dans le cadre d’une régie d’avance. Rappelons que seul le conseil municipal est compétent pour créer une régie d’avance ; en l’absence de délégation du conseil municipal, tout arrêté du maire créant une régie serait illégale.


Comme les régies de recettes, les régies d’avances présentent de nombreux avantages : elles permettent de régler directement des dépenses au lieu de recourir aux mandats administratifs. Ces régies sont notamment utilisées dans le cadre des accueils de loisirs pour acheter de l’alimentation ou du matériel pédagogique…Les régies d’avances permettent également de payer des fournisseurs refusant le paiement par mandat administratif, par exemple pour acheter des fournitures ou services exclusivement commercialisés sur internet.
Dans les faits, la commune peut créer une régie d’avances pour régler des « menues dépenses » par carte bancaire ; toutefois, ces dépenses ne doivent pas entrer dans le cadre d’un marché public passé selon une procédure formalisée.

La carte affaires
La carte affaires n’est pas à proprement parler une carte bancaire ; il s’agit d’une carte de paiement délivrée sur autorisation préalable du directeur général des finances publiques. Avec cette carte, les élus peuvent uniquement régler des dépenses entrant dans le cadre de leurs fonctions ; c’est par exemple le cas de frais de mission, de déplacement ou de représentation.
« Délivrée par une banque privée et après signature d'un contrat de services bancaires entre la collectivité et la banque émettrice de la carte affaires, cette carte est émise au nom de l'élu et est adossée à son compte bancaire personnel. Cette carte lui permet ensuite de se faire rembourser les frais engagés avant que son compte ne soit prélevé des opérations effectuées au moyen de la carte » (QE n° 11496 M. Jérôme Bascher publiée au JO Sénat le 11/07/2019 – Réponse publiée au JO Sénat le 12/11/2020).


Source : DGFiP/DGCL.

Michel Degoffe le 08 février 2022 - n°2212 de La Lettre du Maire

DGFiP/DGCL

Source : la documentation juridique en ligne de La Lettre du Maire n°840 du 15 mars 2022

: Le texte dans son intégralité

M. Jérôme Bascher appelle l’attention de Mme la ministre de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales sur les facilités de trésorerie qui pourraient être offertes aux maires de communes de moins de 3 500 habitants.
En effet, de nombreux élus de ces communes soulignent la difficulté qui est la leur, d’utiliser des cartes bancaires afin de régler des dépenses de la municipalité.
Alors que le Gouvernement réfléchit à la possibilité de revaloriser l’indemnité des élus de communes de moins de 3 500 habitants, il lui demande s’il ne serait pas opportun d’offrir plus de facilités et de flexibilité en matière de paiement aux élus de ces communes. Il pense notamment à une utilisation facilitée des cartes bancaires et à la possibilité de réaliser des notes de frais.

Réponse. - L’introduction de flexibilités de paiement pour faciliter l’exercice des missions des élus est un sujet d’importance. Elle est d’ores et déjà prévue à l’article 2 de l’arrêté du 24 décembre 2012. S’il dispose que : « Les dépenses publiques sont réglées au moyen d’un virement bancaire », il prévoit toutefois qu’elles peuvent également être payées par carte de paiement : carte bancaire (établie au nom d’un agent comptable, d’un trésorier militaire ou d’un régisseur d’avances dans le respect de la réglementation applicable à ces derniers) ; carte d’achat (selon les modalités fixées par l’article 10 du présent arrêté) ; autres cartes de paiement sur autorisation préalable du directeur général des finances publiques. Ainsi des paiements par « carte bancaire » peuvent être réalisés par un régisseur d’avance (article R. 1617-11 du CGCT) par exemple pour des dépenses de matériel et de fonctionnement dans la limite de 2 000 euros. Par ailleurs, la carte « affaires », qui n’est pas une carte bancaire mais une « carte de paiement [délivrée] sur autorisation préalable du directeur général des finances publiques » est d’un usage simple, adapté aux besoins professionnels des élus selon les cas rencontrés, et donc de nature à répondre à ce souci de flexibilité. En effet, les élus peuvent s’acquitter, avec cette carte spécifique, de dépenses professionnelles comme les frais de mission, de déplacement ou de représentation (dans la limite des seuils fixés par la réglementation applicable) et seulement pour ce type de dépenses. Délivrée par une banque privée et après signature d’un contrat de services bancaires entre la collectivité et la banque émettrice de la carte affaires, cette carte est émise au nom de l’élu et est adossée à son compte bancaire personnel. Cette carte lui permet ensuite de se faire rembourser les frais engagés avant que son compte ne soit prélevé des opérations effectuées au moyen de la carte. En outre, depuis 2016, le recours à la carte affaires a été simplifié car elle peut être utilisée sans institution préalable d’une régie.

Référence : Réponse à Jérôme Bascher, sénateur de l’Oise. JO Sénat Questions écrites du 12 novembre 2020, page 5282.